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Tous les documents, qu’ils soient électroniques ou papier, sont essentiels au fonctionnement de toute entreprise. Les informations commerciales ou techniques sont sensibles et soumises à la vie privée et à la confidentialité.
Ces aspects font de la gestion des documents une tâche incroyablement difficile. Avec l’augmentation des menaces de cybersécurité, la gestion électronique des documents est devenue de plus en plus primordiale.
La pandémie a vu de nombreuses entreprises mettre en ligne leurs opérations commerciales. Outre le lancement d’un site Web et d’outils interactifs, ces entreprises ont dû relever un autre défi : convertir des documents papier au format électronique ou numérique. Les entreprises qui optent pour des systèmes de gestion électronique de documents ont besoin d’une base qui permet de rationaliser les flux de travail et les processus critiques. En plus d’améliorer l’efficacité, les systèmes de gestion électronique de documents peuvent aider des manières suivantes:
Une réduction de l’espace de stockage
Les coûts de l’immobilier commercial augmentent, de même que les dépenses de stockage des fichiers et des dossiers. Un système de gestion électronique des documents basé sur un logiciel permet d’économiser l’espace considérable occupé par les armoires et les boîtes. Le logiciel libère un espace précieux qui peut être utilisé à d’autres fins, par exemple l’esthétique.
Il existe des documents sensibles et confidentiels qu’il est préférable de sécuriser en version papier. Ceux – ci sont conservés dans des endroits moins coûteux tels qu’un entrepôt ou un coffre-fort.
Une amélioration de la sécurité
La sécurisation des documents de valeur est essentielle pour les opérations commerciales de toutes tailles. La protection des données sensibles est vitale pour protéger les intérêts de l’entreprise.
Un système de gestion de documents basé sur un logiciel vous offre une sécurité renforcée grâce à un meilleur contrôle des documents sensibles. En outre, l’accès est contrôlable au niveau du dossier selon les individus et les groupes.
Un GED laisse derrière lui une piste d’audit des personnes qui ont consulté et accédé à un document. Le système électronique vous permet de connaître sa modification. De plus, les enregistrements gérés de cette manière sont hautement traçables. On peut installer des balises et des notifications pour les alertes automatisées.
Récupération et budget
La recherche, la localisation et la récupération de documents prennent du temps, en particulier lorsqu’elles sont stockées dans un format physique. L’employé de bureau typique passe environ 30 à 40 % de la journée à récupérer ces documents imprimés. La PME/PMI en Algérie dépensent des millions de dinars par an a l’achat de rames de papier , Cela dit, il est évident que les coûts de gestion des documents font sauter la banque. Ces dépenses pèsent sur le budget global, ce qui nuit à la productivité et à la croissance des entreprises.
Un système de gestion de documents permet de gagner du temps. Notre solution TMged basée sur la technologie Alfresco permet de récupérer des fichiers via des mots-clés ou des phrases. De plus, l’intégration avec les applications métier telque TMerp rationalise l’accès aux informations vitales.
De plus, avec une GED les documents sont accessibles à distance, à condition d’avoir une connexion internet stable. Et cela s’est avéré bénéfique comme pendant la pandémie.
Sauvegarde et reprise après sinistre
La création d’une sauvegarde de votre contenu nécessite que vous sachiez de quel contenu vous disposez. Traditionnellement, les systèmes de gestion de documents impliquaient l’enregistrement de documents sur des ordinateurs locaux. Le système de sauvegarde comprend des partages de fichiers non contrôlés, dans lesquels le contenu n’est pas correctement sauvegardé. On découvre souvent quand il est trop tard ou quand le contenu est égaré.
L’archivage numérique des documents papier les prévient également des incendies et des inondations, entre autres catastrophes. Une GED garantit que les enregistrements sont traçables à l’aide d’une série de critères. Ces capacités de suivi aident à réduire les risques de perte ou d’erreur de classement des documents lors de la visualisation et de l’accès.
Collaboration et partage
Les systèmes de gestion électronique de documents facilitent la collaboration et le partage ; c’est à la fois interne et externe.
Le partenariat s’effectue à l’aide d’environnements Web – intranets – et de workflows. La numérisation permet également d’évaluer le statut du document, que ce soit en phase de rédaction, de révision ou d’approbation.
Notez que la collaboration et le partage peuvent même se faire à distance. Les enregistrements capturés à partir de différentes sources sont accessibles via plusieurs emplacements.
Un autre aspect est l’imagerie électronique. Cette solution permet le partage de documents sur des réseaux tels que le courrier électronique ou Internet.
Les systèmes de gestion électronique des documents offrent également une meilleure visibilité sur les processus et la surveillance des flux de travail.
Cohérence du contenu
Il n’est pas facile d’atteindre la cohérence des contenus en utilisant les méthodes traditionnelles. Cela implique des détails, tels que le formatage, le nommage et le contrôle.
Un autre défi consiste à faire en sorte que tous les membres utilisent les modèles les plus récents ou les mêmes. Encore une autre consiste à s’assurer que toutes les nouvelles modifications et révisions proviennent de la « dernière version approuvée » dans un environnement de partage de fichiers.
Un système de gestion électronique de documents offre des capacités de gestion et de distribution de modèles, ainsi qu’une gestion de révision de documents.
Amélioration de la ponctualité
Les systèmes de gestion électronique de documents offrent des outils qui poussent automatiquement les enregistrements tout au long de leur cycle de vie. Ces outils sont approfondis et aident à surmonter les goulots d’étranglement et à assurer une génération et un classement en temps opportun. Cette rapidité d’exécution permet d’améliorer la préparation à l’inspection et à la soumission. Ainsi, la procrastination, les retards et la logistique sont tous pris en charge par les systèmes électroniques.